Publicado el 05/09/2022 - Actualizado el 13/10/2022
6 Claves para una correcta gestión de cambios en Sistema de Gestión
Todas las empresas son susceptibles de requerir la introducción de cambios, ya que deben adaptarse continuamente a cambios en su contexto, tanto interno, como externo, incluyendo cambios para adaptarse a situaciones cambiantes del mercado. Algunos son necesarios, para alcanzar una progresión o mejora de la compañía.
Si en tu empresa se está planteando la situación de introducir cambios en la organización o en el Sistema de Gestión de la Calidad puede que te estés planteando cómo organizarlo y si es realmente necesario llevar un control.
El proceso de gestión de cambios es un proceso de gran importancia
Desde aquí te adelantamos que el proceso de gestión de cambios es un proceso de elevada importancia, ya que un control inadecuado nos expone a riesgos como:
- Resistencia de los propios miembros de la empresa al cambio
- Falta de documentación que no permita identificar los fallos
- Fuga de talento
- Reducción de calidad de productos/ servicios
Debemos tener en cuenta que la Norma ISO 9001 ha dedicado un apartado al proceso de gestión de cambios (6.3) donde identifica que “Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada”.
También lo considera en el apartado 8.1 donde se indica que “La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, según sea necesario”
¿Qué significa esto? La propia norma ISO 9001 considera que la clave para que el sistema de gestión de la calidad funcione correctamente tras los cambios introducidos, sin perder recursos, calidad, rendimiento, etc…, se encuentra en planificar correctamente esa gestión del cambio.
De esta forma, controlando al detalle todo el proceso, se podrían detectar riesgos imprevistos o anomalías, con el fin de minimizar el impacto causado.
Desde nuestra experiencia como técnicos, la mejor forma de minimizar el impacto negativo en el sistema de gestión que pueden provocar los cambios introducidos en el sistema, y evitar una pérdida de tiempo o recursos, es organizar un “equipo de trabajo” y llevar un registro de esos cambios.
¿Cómo debería ser el proceso de gestión del cambio?
La propia norma ISO 9001 nos da una orientación sobre los aspectos a tener en cuenta, de hecho, el apartado 6.3 indica que debe considerarse:
- el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales
- la integridad del sistema de gestión de la calidad
- la disponibilidad de recursos
- la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
Estas consideraciones pueden adaptarse a cada compañía y tomar en cuenta otras para mejorar la sistemática de gestión.
Es conveniente dotarse de un Registro de Control de cambios que nos permita generar el historial del cambio, detallando cómo es la situación anterior al cambio y la situación tras el proceso de generación del cambio.
Pasos para planificar con éxito los cambios en el Sistema de Gestión
Para planificar con éxito los cambios que necesitas incorporar en tu Sistema de Gestión de la Calidad, te aconsejamos que sigas los siguientes pasos:
- Registra y detalla cuál es el cambio (Identificar cuál es el cambio y en qué proceso o actividad se va a realizar).
- Analiza si el cambio es favorable (debes analizar si el cambio ayuda a mejorar o no el proceso. Verificar si cumple el objetivo del proceso, si existen los recursos y que consecuencias trae para la organización. Describe porqué es necesario el cambio. Puede ser muy positivo el identificar los riesgos y oportunidades asociados a este cambio
- Planifica adecuadamente el cambio. Determinar los responsables y las actividades a desarrollar bajo un cronograma para tener un registro y tener evidencia para así poder realizar un seguimiento. En esta planificación, debe tenerse en cuenta cómo mantendremos la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad (que no se vea afectado negativamente, aunque sea de forma temporal).
- Comunica el cambio. Determina a quién se debe comunicar, cómo comunicarlo, teniendo en cuenta, además, el personal que puede presentar resistencia al cambio. Haz una labor pedagógica y conciéncialos.
- Implementa el cambio. Asegúrate de que el cambio se implemente y sea comunicado a las partes interesadas.
- Una vez realizada esa ficha procederemos a verificar la integridad del Sistema de Gestión de Calidad. Realiza el seguimiento a los resultados obtenidos con el cambio. Realiza un informe para la alta dirección mostrando los resultados y en su debido caso las observaciones para tomar acciones correctivas siempre bajo el objetivo de la mejora continua.
Tomando estas medidas, conseguirás que los cambios implementados en tu organización sean todo un éxito.
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