¿Qué es digitalizar una organización?
Actualmente todo el mundo habla de la digitalización de las organizaciones, pero ¿qué es realmente digitalizar una empresa u organización?
Podríamos pensar que digitalizar una empresa es usar la tecnología, pero en realidad la digitalización de una compañía consiste en usar las nuevas tecnologías para reinventar la forma de trabajar de la misma.
Se trata de rediseñar el modelo de negocio, los procesos, los productos y servicios e incluso la cultura de la organización, es decir adaptarse a una nueva realidad con la mente totalmente abierta.
Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores
La transformación digital en GRUPO ACMS consideramos que empezó hace algunos años, casi sin darnos cuenta. Desde el inicio de internet apostamos por desarrollar una página web y luchar por el posicionamiento On Line.
Inicialmente de una manera poco profesional y sin una estrategia y una metodología, actualmente con un equipo de profesionales que analizan diariamente el posicionamiento mediante distintas herramientas como por ejemplo SISTRIX y planifican los cambios según los criterios cambiantes de los buscadores.
Esto evidentemente ha cambiado la gestión comercial de la compañía, hemos evolucionado desde la publicidad por carta, el telemarketing e incluso la puerta fría a generar contenido de interés y que sean las organizaciones las que solicitan nuestros servicios.
Digitalización Sistemas de Gestión
Como consultores, nos encontramos que son muchas las empresas que No tienen herramientas informáticas que les facilite la implantación.
Si la organización no contrata un software de sistema de gestión tenemos que trabajar con Word, Excel o Access para desarrollar la documentación y los registros.
Transformación digital en la gestión documental
Cualquier sistema de gestión necesita gestionar adecuadamente una serie de documentos.
Por ejemplo, la Norma ISO 9001 establece que el sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir la información documenta que la organización determine como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Es decir, el sistema estará formado por documentos tales como políticas, procedimientos, flujogramas, cuadros de gestión, registros, etc.
Transformación digital en marketing y ventas
¿Cómo abordar la transformación digital en los departamentos de márketing y ventas?
La transformación digital supone para las empresas la modificación de sus procesos y estrategias para sacar el máximo beneficio, no sólo económico, implantando las nuevas tecnologías.
Los procesos relacionados con marketing y ventas no son una excepción en el proceso de digitalización de una empresa.
Marketing y transformación digital
Antes de la revolución de internet, los comerciales basaban su trabajo en visitas a puerta fría, gestión telefónica, envío de fax, hasta la llegada del email, informes y seguimiento en papel, etc.
En la actualidad trabajan conjuntamente el departamento comercial y de marketing con el diseño de páginas web que atraigan al cliente interesado.
En lugar de buscar al cliente, en muchos casos es el cliente el que nos busca. Una vez que ha mostrado interés el departamento comercial le puede informar de las distintas opciones y precios, hacer el seguimiento y control mediante un CRM e incluso sustituir las visitas presenciales por videoconferencias.
En el caso concreto de venta de determinados artículos el comprador puede, mediante tiendas virtuales, realizar todo el proceso de compra, pago y gestión de envío sin la participación directa de ningún interlocutor. Para ello, evidentemente, detrás de estas soluciones de e-commerce o comercio electrónico hay equipos de personas que tratan de mejorar constantemente la experiencia de compra del cliente, el posicionamiento on line para que se localice la tienda virtual en los buscadores, la gestión logística, etc.
Las redes sociales también han obligado a una transformación digital de las distintas organizaciones. Las campañas de prensa radio y televisión se han sustituido o por lo menos complementados por campañas en redes sociales, acuerdos con influencers, etc.
Aprovechando la oportunidad digital
Ninguna organización puede permitirse estar al margen de las opiniones que hay sobre ellos en redes sociales, la insatisfacción del cliente se puede transmitir de forma muy rápida y perjudicar la imagen de marca. Una simple casa rural se puede contratar a través de una plataforma turística y realizar todas sus gestiones hasta la llegada al alojamiento. Una vez alojado, el cliente puede transmitir su opinión a través de la plataforma de contratación en cuestión de minutos y esta opinión, buena o mala, puede influir en la decisión de compra del siguiente interesado en este alojamiento rural.
Como podéis ver con estos sencillos ejemplos, para iniciar la transformación digital en la empresa hay que tener en cuenta todo el proceso comercial y de marketing, entre otros procesos.
Motivación del equipo. Escape Room Online
Escape Room Online para motivar a nuestro equipo. Digitalización de la motivación.
La digitalización de una compañía tiene muchos beneficios. Cuando en el proceso de transformación digital modificamos estrategias y metodologías de la compañía y pasamos a teletrabajo o trabajo a distancia, como es el caso de GRUPO ACMS Consultores, nos podemos encontrar con alguna dificultad.
Por ejemplo, al estar 100% en teletrabajo, como es nuestro caso, el personal tiene más dificultades para reunirse con un compañero, tomar un café, o simplemente comentar cómo le ha ido el fin de semana.
Ciberseguridad y transformación digital
Es fundamental contemplar la seguridad de la información en todo el proceso de transformación digital.
A lo largo del año 2020 el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) atendió 133.155 incidentes de seguridad.
ISO 27001 en un proceso de transformación digital
La Norma ISO 27001 durante el cambio digital de una organización permite analizar la seguridad de la información de manera global.
La transformación digital, potenciada con los cambios de procesos fruto de la pandemia (teletrabajo, etc.) ha obligado a las empresas a exponer sus sistemas a internet (cloud, etc). Estos cambios tienen sus riesgos, sobre todo a nivel de seguridad de la información.
Control de gastos con OKTICKET
Cómo la digitalización de los datos puede ayudar a controlar los gastos del personal y facilitar la gestión de los tickets.
Como consultora especializada en implantación de sistemas de gestión para su posterior certificación o acreditación, los miembros de ACMS, tanto comerciales como personal técnico, tienen que desplazarse para visitar los clientes. Esto supone la realización de gastos de transporte, parquin, restaurantes, gasolineras, etc.
Escaneo de facturas y contabilización en tiempo real
Las empresas que aún no cuentan con un software de contabilidad, que les permita escanear rápida y fácilmente sus facturas (en cualquiera de sus formatos, ya sea de ventas o de gastos) para su digitalización, procesadas automáticamente por un software de automatización, se están enfrentando a grandes riesgos.
Hoy existen soluciones tecnológicas que ofrecen digitalizar las facturas, procesarlas y realizar el asiento contable automáticamente lo que permite ahorrar tiempo, reducir el gasto de gestión y aumentar la productividad del departamento financiero. ¡Además, estas soluciones son fáciles y rápidas de programar!