Digitalización - Transformación digital en la gestión documental

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¿Qué es digitalizar una organización?

Actualmente todo el mundo habla de la digitalización de las organizaciones, pero ¿qué es realmente digitalizar una empresa u organización?

Podríamos pensar que digitalizar una empresa es usar la tecnología, pero en realidad la digitalización de una compañía consiste en usar las nuevas tecnologías para reinventar la forma de trabajar de la misma.

Se trata de rediseñar el modelo de negocio, los procesos, los productos y servicios e incluso la cultura de la organización, es decir adaptarse a una nueva realidad con la mente totalmente abierta.

Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores

Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores

La transformación digital en GRUPO ACMS consideramos que empezó hace algunos años, casi sin darnos cuenta. Desde el inicio de internet apostamos por desarrollar una página web y luchar por el posicionamiento On Line.

Inicialmente de una manera poco profesional y sin una estrategia y una metodología, actualmente con un equipo de profesionales que analizan diariamente el posicionamiento mediante distintas herramientas como por ejemplo SISTRIX y planifican los cambios según los criterios cambiantes de los buscadores.

Esto evidentemente ha cambiado la gestión comercial de la compañía, hemos evolucionado desde la publicidad por carta, el telemarketing e incluso la puerta fría a generar contenido de interés y que sean las organizaciones las que solicitan nuestros servicios.

Transformación digital en la gestión documental

Cualquier sistema de gestión necesita gestionar adecuadamente una serie de documentos.

Por ejemplo, la Norma ISO 9001 establece que el sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir la información documenta que la organización determine como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Es decir, el sistema estará formado por documentos tales como políticas, procedimientos, flujogramas, cuadros de gestión, registros, etc.

Los sistemas de gestión basados en otras normas, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 15189, etc. tienen requisitos similares en lo referente a documentación.


El éxito de un sistema de gestión y de la auditoría y certificación de este depende en una gran medida de cómo se gestione la documentación.


Al margen de los requisitos de las distintas normas, las empresas en su operativa del día a día gestionan un gran volumen de documentos que tienen que estar al alcance de determinadas personas y protegidos del acceso de otras. Esto es muy difícil si lo continuamos haciendo en Word, Excel o similar y guardándolos en carpetas, más difícil todavía si lo mantenemos en papel.


La gestión documental también necesita de una transformación digital.


El uso de aplicaciones informáticas como ISOAPPWEB permite:

  • Clasificación de la documentación en categorías y subcategorías definidas
  • Mantener la documentación actualizada con un control de ediciones.
  • Mantener el histórico de los documentos
  • Dar acceso a los documentos sólo a las personas autorizadas
  • Acceder a la documentación en cualquier momento y desde cualquier lugar siempre que se disponga de acceso a internet.
  • Búsqueda avanzada de documentos a partir de diversos criterios
  • Generar alertas para aquellos documentos que requieren actualización, por ejemplo, licencias.
  • Etc.


El uso de este tipo de aplicaciones informáticas simplifica considerablemente la implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión, reduciendo tiempos y costes innecesarios.


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Hoy existen soluciones tecnológicas que ofrecen digitalizar las facturas, procesarlas y realizar el asiento contable automáticamente lo que permite ahorrar tiempo, reducir el gasto de gestión y aumentar la productividad del departamento financiero. ¡Además, estas soluciones son fáciles y rápidas de programar!

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