Digitalización - Control de gastos con OKTICKET

Control de gastos con OKTICKET

Cómo la digitalización de los datos puede ayudar a controlar los gastos del personal y facilitar la gestión de los tickets.

Como consultora especializada en implantación de sistemas de gestión para su posterior certificación o acreditación, los miembros de ACMS, tanto comerciales como personal técnico, tienen que desplazarse para visitar los clientes. Esto supone la realización de gastos de transporte, parquin, restaurantes, gasolineras, etc.

Gestión de hojas de Gastos

Como comentábamos en nuestro artículo Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores, la aplicación OKTICKET nos ha ayudado a digitalizar nuestro departamento económico financiero.

Antes de usar OK TICKET el personal tenía que guardar los justificantes de pago hasta que llegaba el momento de enviarlo al responsable de contabilidad. Como nuestra empresa trabaja 100% bajo el modelo de teletrabajo o trabajo a distancia, era necesario el uso de mensajeros para el envío de los justificantes de pago. Una vez que llegaban los justificantes lo tenían que digitalizar y contabilizar.

Una vez implantado OKTICKET el personal de la compañía dispone de una App tickets gastos en su teléfono móvil. Cuando tiene que pagar, por ejemplo, un aparcamiento, solo necesita fotografiar el justificante de pago y automáticamente el departamento de contabilidad recibe en una Web el documento digitalizado con todos los datos necesarios para su control de gastos por departamentos, etc. y para contabilizar. Esto nos permite optimizar el proceso, reducir gastos, evitar pérdidas de datos y además evita que el personal tenga que guardar los justificantes.
OKTICKET es un motor de reconocimiento que extrae la información clave para validar el gasto al instante.

OKTICKET, app aplicación de tickets, se puede adaptar totalmente a las necesidades de cada organización mediante una configuración personalizada. Entre las distintas posibilidades podemos mencionar:

• crear categorías de gastos
• fijar umbrales de gasto asociados a cada categoría y centros de coste
• definir un flujo de aprobación del gasto
• recibir notificaciones y alertas
• registrar el kilometraje
• definir criterios para revisión automática y aceptación o rechazo del gasto
• Etc.

Además de todo lo indicado anteriormente Okticket, app para gastos de empresa, coteja de forma automática los movimientos de las tarjetas de crédito con los tickets subidos a la aplicación.

Como puedes ver esta solución puede ser un aliado en el proceso de digitalización del proceso económico financiero de una organización.