¿Qué es digitalizar una organización?
Actualmente todo el mundo habla de la digitalización de las organizaciones, pero ¿qué es realmente digitalizar una empresa u organización?
Podríamos pensar que digitalizar una empresa es usar la tecnología, pero en realidad la digitalización de una compañía consiste en usar las nuevas tecnologías para reinventar la forma de trabajar de la misma.
Se trata de rediseñar el modelo de negocio, los procesos, los productos y servicios e incluso la cultura de la organización, es decir adaptarse a una nueva realidad con la mente totalmente abierta.
Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores
La transformación digital en GRUPO ACMS consideramos que empezó hace algunos años, casi sin darnos cuenta. Desde el inicio de internet apostamos por desarrollar una página web y luchar por el posicionamiento On Line.
Inicialmente de una manera poco profesional y sin una estrategia y una metodología, actualmente con un equipo de profesionales que analizan diariamente el posicionamiento mediante distintas herramientas como por ejemplo SISTRIX y planifican los cambios según los criterios cambiantes de los buscadores.
Esto evidentemente ha cambiado la gestión comercial de la compañía, hemos evolucionado desde la publicidad por carta, el telemarketing e incluso la puerta fría a generar contenido de interés y que sean las organizaciones las que solicitan nuestros servicios.
Digitalización Sistemas de Gestión
Como consultores, nos encontramos que son muchas las empresas que No tienen herramientas informáticas que les facilite la implantación.
Si la organización no contrata un software de sistema de gestión tenemos que trabajar con Word, Excel o Access para desarrollar la documentación y los registros.
Transformación digital en la gestión documental
Cualquier sistema de gestión necesita gestionar adecuadamente una serie de documentos.
Por ejemplo, la Norma ISO 9001 establece que el sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir la información documenta que la organización determine como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Es decir, el sistema estará formado por documentos tales como políticas, procedimientos, flujogramas, cuadros de gestión, registros, etc.
Transformación digital en marketing y ventas
¿Cómo abordar la transformación digital en los departamentos de márketing y ventas?
La transformación digital supone para las empresas la modificación de sus procesos y estrategias para sacar el máximo beneficio, no sólo económico, implantando las nuevas tecnologías.
Los procesos relacionados con marketing y ventas no son una excepción en el proceso de digitalización de una empresa.
Desarrollo de páginas Web, Blogs, Tiendas Virtuales...
La página Web debe permitir el cambio del proceso comercial y de marketing.
Para muchas empresas, el desarrollo de una página web ha sido el primer y único paso en el proceso de transformación digital de una compañía.
Si te has limitado a crear una página web lamento decirte que no has transformado nada.
Posicionamiento Online SEO y SEM
Cómo conseguir un buen posicionamiento de nuestra página Web.
Como ya hemos comentado en el apartado Desarrollo de páginas Web, Blogs, tiendas virtuales, etc. no basta con desarrollar una página web o una tienda virtual para incrementar los contactos con los clientes y por tanto las ventas. Es fundamental luchar constantemente para mantener la página en las primeras posiciones de los buscadores por las palabras de búsqueda que son de interés para nuestros clientes.
Uso de un CRM en la gestión comercial
¿Qué es un CRM? Digitalización de la gestión comercial
Un CRM (Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) es una aplicación informática que permite centralizar y gestionar las interacciones que una organización tiene con sus clientes.
Un CRM te ayuda en la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.
LinkedIn en la gestión comercial (curso formación)
Transformación del proceso comercial clásico mediante el uso de LinkedIn. Transformación digital de la fuerza de ventas de una compañía.
Como comentábamos en el artículo Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores todo el departamento comercial ha realizado un curso de formación con el fin de usar LinkedIn para vender más. Ya usábamos otras posibilidades digitales como el posicionamiento On lIne en nuestra gestión comercial, pero hemos decidido complementarlo con el uso de LinkedIn.
Motivación del equipo. Escape Room Online
Escape Room Online para motivar a nuestro equipo. Digitalización de la motivación.
La digitalización de una compañía tiene muchos beneficios. Cuando en el proceso de transformación digital modificamos estrategias y metodologías de la compañía y pasamos a teletrabajo o trabajo a distancia, como es el caso de GRUPO ACMS Consultores, nos podemos encontrar con alguna dificultad.
Por ejemplo, al estar 100% en teletrabajo, como es nuestro caso, el personal tiene más dificultades para reunirse con un compañero, tomar un café, o simplemente comentar cómo le ha ido el fin de semana.
ISO 27001 en un proceso de transformación digital
La Norma ISO 27001 durante el cambio digital de una organización permite analizar la seguridad de la información de manera global.
La transformación digital, potenciada con los cambios de procesos fruto de la pandemia (teletrabajo, etc.) ha obligado a las empresas a exponer sus sistemas a internet (cloud, etc). Estos cambios tienen sus riesgos, sobre todo a nivel de seguridad de la información.
Por este motivo la Norma ISO 27001 es cada vez más implantada en las empresas y organizaciones de diversos tamaños y actividades.
Principales beneficios de la norma ISO 27001
La Norma ISO 27001 es cada vez más solicitada por las organizaciones por los siguientes motivos principalmente:
- Porque la empresa desea tener controlados los riesgos de seguridad de la información antes de empezar el proceso de transformación digital o en su defecto a lo largo del cambio.
- Porque en las relaciones entre cliente – proveedor, el cliente desea tener la tranquilidad de que el proveedor cumple con las medidas de seguridad de la información que considere importantes (confidencialidad, medidas antimalware y firewall, copias de seguridad adecuadas, etc.).
La Norma ISO 27001 (Tecnología de la información Técnicas de seguridad Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información, Requisitos) especifica los requisitos para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua de un sistema de gestión de la seguridad de la información en la organización.
¿Por qué se debería tener implantado un sistema de gestión de la seguridad de la información?
El sistema de gestión de la seguridad de la información bajo la Norma ISO 27001 trata de garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Además de los apartados de la norma donde se indican los requisitos de gestión del sistema, en el anexo A se indican los controles que, en caso de aplicar, deben estar implantados en la organización. Estos controles se recogen en los siguientes apartados:
- Políticas de seguridad de la información
- Organización de la seguridad de la información
- Seguridad relativa a los recursos humanos
- Gestión de activos
- Control de acceso
- Criptografía
- Seguridad física y del entorno
- Seguridad de las operaciones
- Seguridad de las comunicaciones
- Adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información
- Relación con proveedores
- Gestión de incidentes de seguridad de la información
- Aspectos de seguridad de la información para la gestión de la continuidad de negocio
- Cumplimiento
¿Por qué implementar un Sistema de Seguridad de la información bajo la Norma ISO 27001 en un proceso de digitalización empresarial?
- Ayuda en el proceso de adaptación a los cambios tanto internos como externos
- Te permite defenderte mejor de los cambios en la tecnología de la Información y de otras posibles amenazas relacionadas con la seguridad de la información.
- Busca garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos y por tanto la continuidad del negocio.
- Porque te ayuda a administrar la información en todos los dispositivos, papel, medios electrónicos, etc.
- Aumenta la resistencia ante un posible ataque informático
- Forma parte de la mejora continua de una organización
- Ofrece garantías a todas las partes interesadas en el proceso de transformación digital de una compañía: empleados, clientes, proveedores, socios, etc.
Desde nuestra propia experiencia como empresa, la implantación y posterior certificación de un sistema de seguridad de la información bajo la Norma ISO 27001 ha permitido a GRUPO ACMS entender y abordar el problema de la seguridad de la información en todo el proceso de cambio, al sustituir la oficina por el trabajo a distancia. Este cambio de modelo de trabajo junto con la necesidad de utilizar nuevas aplicaciones y sistemas (CRM, servidores en la nube, etc.) generó una serie de riesgos que tuvimos que analizar durante el proceso de implantación y plantear los riesgos correspondientes.
Si deseas más información puedes visitar las siguientes páginas:
Control de gastos con OKTICKET
Cómo la digitalización de los datos puede ayudar a controlar los gastos del personal y facilitar la gestión de los tickets.
Como consultora especializada en implantación de sistemas de gestión para su posterior certificación o acreditación, los miembros de ACMS, tanto comerciales como personal técnico, tienen que desplazarse para visitar los clientes. Esto supone la realización de gastos de transporte, parquin, restaurantes, gasolineras, etc.
Escaneo de facturas y contabilización en tiempo real
Las empresas que aún no cuentan con un software de contabilidad, que les permita escanear rápida y fácilmente sus facturas (en cualquiera de sus formatos, ya sea de ventas o de gastos) para su digitalización, procesadas automáticamente por un software de automatización, se están enfrentando a grandes riesgos.
Hoy existen soluciones tecnológicas que ofrecen digitalizar las facturas, procesarlas y realizar el asiento contable automáticamente lo que permite ahorrar tiempo, reducir el gasto de gestión y aumentar la productividad del departamento financiero. ¡Además, estas soluciones son fáciles y rápidas de programar!