Qué es un Diagrama de Flujo: beneficios, tipos y símbolos

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Cómo mejorar los procesos y controlarlos

¿Crees que tus procesos necesitan mejorar?, ¿Consideras que no están completamente controlados?

Si necesitas que tus procesos mejoren, lo mejor es realizar un análisis del proceso, para lo cual una de las herramientas más útiles para ello, es una herramienta de calidad llamada Flujograma o Diagrama de Flujo.

Esta herramienta es una de las siete Herramientas de Ishikawa quien las recopiló para dotar a los operarios japoneses de armas apropiadas para luchar contra los problemas que afectaban a la calidad de las empresas, por tanto, es una de las herramientas clave que se emplean en la gestión de la calidad y tiene como objetivo aumentar la productividad y reforzar la calidad.


¿Cuáles son las 7 Herramientas de Ishikawa?

1º Diagrama de flujo

2º Diagrama de causa-efecto, diagrama de pez o diagrama de Ishikawa

3º Check list o lista de verificación

4º Histogramas

5º Diagrama de Pareto

6º Diagrama de Dispersión

7º Gráficos de control

A continuación, te explicamos en qué consiste el Diagrama de Flujo, para qué sirve, sus beneficios y sus características principales.

¿Qué es un Diagrama de Flujo de procesos?

Para poder analizar un proceso correctamente, es necesario conocerlo con todo detalle.

Una técnica muy útil para representar un proceso es plasmarlo en un diagrama de flujo.

Por tanto, un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso, y sirve para describir con todo detalle una actividad.

Puede utilizarse para determinar posibilidades de error, describir pautas de actuación, identificar puntos de retraso, etc…

¿Para qué sirve un Diagrama de Flujo de procesos?

Un diagrama de flujo permite entender de una forma visualmente sencilla cómo se desarrolla un proceso

De esta manera, es posible mejorar cada una de las fases ya que, el flujograma recoge todos y cada uno de los pasos de un proceso, desde su inicio hasta su fin.

Este Diagrama de flujo puede complementarse con identificación de entradas (recursos, materiales, etc…), salidas (residuos, vertidos, productos/ servicios, etc..)

Los procesos pueden ser de todo tipo, por ejemplo, procesos comerciales, procesos de producción del producto, de servicios de entrega, procesos administrativos, etc

Esta herramienta para la gestión de la calidad ayuda a representar las fases que tiene un proceso utilizando, para ello, elementos gráficos, como un rectángulo, un óvalo, un rombo, un círculo, un cilindro, una flecha, etc.

Beneficios de utilizar Diagramas en los procesos

  • Es una herramienta de apoyo que sirve para entender un proceso y su misión.
  • Ayuda en el estudio de cada una de las fases del proceso a estudio.
  • Al ser un diagrama con símbolos hace que sean más entendibles todas las fases.
  • El detalle que recoge el flujograma permite un análisis detallado y profundo que permite detectar fallos o pasos innecesarios, por ejemplo y su posible corrección a través mejoras. Se identifican los pasos, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
  • Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de problemas en las mismas.

Son una excelente herramienta para formar/ capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Tipos de Diagrama de Flujo y simbología

A pesar de que se recomienda utilizar diagramas de flujo lo más simples posible y con una paleta de símbolos reducida, debido a que así se facilita su interpretación por los menos iniciados.

En caso de que en la empresa cuente con personal adecuadamente formado y capacitado, se puede emplear diversos tipos de diagramas de flujo, existiendo básicamente 3 tipos de diagramas de flujo empleados para la resolución de problemas:

  • Diagrama de alto nivel. Este tipo dediagramas sirven para centrar el proceso en su contexto. Uno de los más empleados, por su uso en Seis Sigma es el diagrama SIPOC (Supplier Input Process Output Customer).

diagrama de flujo

  • Diagrama de despliegue. Este tipo de diagramas permite analizar responsabilidades, definiendo las entradas y salidas de cada uno de los pasos del proceso. 

diagrama de despliegue

  • Diagramas básicos. Sirven para describir con todo detalle una actividad. Puede utilizarse para determinar posibilidades de error, describir pautas de actuación, etc.

Características de un Diagrama de Flujo para la Gestión de la Calidad

La utilización del diagrama de flujo para la gestión de la calidad tiene las siguientes características:

  1. Se trata de una herramienta fácil de utilizar creada a través de dibujos que tienen una interpretación.
  2. El flujograma es un esquema de todas las fases de un proceso
  3. Se emplean símbolos para cada fase o paso del proceso
  4. Da la posibilidad de dibujar un diagrama sencillo o complejo que se divida en subprocesos
  5. Es una herramienta que fomenta la mejora continua
     

Símbolos comunes empleados

El Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI) estableció en los años 1960 estándares para los diagramas de flujo y sus símbolos, los cuales fueron adoptados por la Organización Internacional de Normalización (ISO) en 1970.

El estándar actual, ISO 5807, fue aprobado en 1985, fue revisado y confirmado por última vez en 2019. Por lo tanto, esta versión de 1985 permanece actualizada.

diagrama de flujo símbología

diagrama de flujo con símbolos

Qué tener en cuenta para elaborar un Diagrama de Flujo

Las principales reglas para elaborar un buen diagrama de flujo son:

  • Se debe escribir de arriba hacia abajo, y de izquierda a derecha
  • Los diferentes símbolos deben unirse por líneas conectoras
  • Se utilizan las flechas para indicar el flujo de información y el sentido de avance
  • Los círculos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo
  • Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada


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José Antonio Rivero Ruiz

José Antonio Rivero es Técnico Consultor Senior de Sistemas de Gestión y Productos Sanitarios en Grupo ACMS Consultores.

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