Digitalización - Transformación digital en la gestión documental

Transformación digital en la gestión documental

Cualquier sistema de gestión necesita gestionar adecuadamente una serie de documentos.

Por ejemplo, la Norma ISO 9001 establece que el sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir la información documenta que la organización determine como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Es decir, el sistema estará formado por documentos tales como políticas, procedimientos, flujogramas, cuadros de gestión, registros, etc.

Los sistemas de gestión basados en otras normas, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 15189, etc. tienen requisitos similares en lo referente a documentación.

El éxito de un sistema de gestión y de la auditoría y certificación de este depende en una gran medida de cómo se gestione la documentación.

Al margen de los requisitos de las distintas normas, las empresas en su operativa del día a día gestionan un gran volumen de documentos que tienen que estar al alcance de determinadas personas y protegidos del acceso de otras. Esto es muy difícil si lo continuamos haciendo en Word, Excel o similar y guardándolos en carpetas, más difícil todavía si lo mantenemos en papel.

La gestión documental también necesita de una transformación digital.

El uso de aplicaciones informáticas como ISOAPPWEB permite:

• Clasificación de la documentación en categorías y subcategorías definidas
• Mantener la documentación actualizada con un control de ediciones.
• Mantener el histórico de los documentos
• Dar acceso a los documentos sólo a las personas autorizadas
• Acceder a la documentación en cualquier momento y desde cualquier lugar siempre que se disponga de acceso a internet.
• Búsqueda avanzada de documentos a partir de diversos criterios
• Generar alertas para aquellos documentos que requieren actualización, por ejemplo, licencias.
• Etc.

El uso de este tipo de aplicaciones informáticas simplifica considerablemente la implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión, reduciendo tiempos y costes innecesarios.

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